¿Por qué crear una biblioteca BIM compartida?

Este artículo es para todo aquel que quiera crear una biblioteca compartida de objetos BIM en su empresa. ¿Es indispensable una biblioteca de objetos compartidos? En BIM&CO estamos seguros de ello. Aunque se ha escrito mucho sobre sus beneficios (volveremos sobre esto más adelante), muchas organizaciones están experimentando problemas en su aplicación.

Afortunadamente, estos problemas son comunes y de fácil solución. Por eso, en este artículo, nos gustaría aclarar la forma correcta de movilizar los equipos en torno a este proyecto interno, y de implementarlo evitando escollos.

¿Para qué sirve una biblioteca de objetos BIM compartida?

Aunque no es un remedio milagroso, una biblioteca BIM compartida puede ser especialmente útil en estos casos:

  • Equipos compuestos por perfiles profesionales diferentes que colaboran poco o no están ubicados en el mismo lugar
  • Creación permanente sobre la base de elementos ya existentes 
  • Desarrollo de un repositorio de datos
  • Experiencia de usuario que pierde coherencia
  • Pérdida de tiempo buscando las últimas versiones de los objetos a utilizar

Qué ventajas se puede esperar: 

  • Intercambios y colaboración: los miembros de los diferentes departamentos crean un lenguaje común que hace que los intercambios sean mucho más fluidos. 
  • Eficiencia: se acabó el malgastar recursos. A partir de ahora, los objetos se diseñan y desarrollan solo una vez. Se aumenta la velocidad de producción y se reducen los costes de diseño y desarrollo. Se acelera el tiempo de realización de los proyectos, así como el tiempo de familiarización de los colaboradores.
  • Optimización del tiempo de equipo: permite a los proyectistas y arquitectos, pero también a los ingenieros, estar allí donde pueden aportar el mayor valor añadido (diseño de nuevos modelos, etc.), lo que evita que pasen la mayor parte de su tiempo adaptándose a las exigencias de otras profesiones y de las limitaciones de softwarerequerimientos de información.
  • Coherencia y calidad: el usuario dispone de un modelo con una experiencia sin fisuras, gracias a unas propiedades claramente definidas que son más fáciles de procesar y asimilar.

¿Qué es una biblioteca BIM compartida?

Un poco de historia

La idea de estandarizar una biblioteca no es nueva. Ya en 1992, AutoCAD se convirtió en el primer software con este tipo de codificación con la biblioteca de símbolos «AutoCAD Electrical». 

Incluía símbolos que podían utilizarse para diferentes normas (IEC- International Electrotechnical Commission, por ejemplo). También muestra cómo usarlos edificación, industria, aviación.

La aparición de productos en forma «digital» ha añadido una nueva dimensión técnica a la necesidad de una referencia única de modelización. Los elementos visuales están ahora codificados en lugar de solo diseñados, lo que también significa que los objetos se actualizan con mucha más frecuencia.

La biblioteca, una mezcla entre lo tangible y lo intangible

Desde 2005, otras empresas han creado sus propias bibliotecas de objetos llamadas BIM y, poco a poco, ha surgido la noción de bibliotecas compartidas. Esta noción de biblioteca está estrechamente relacionada con la noción de sistema de clasificación, ya que se trata de un conjunto estructurado que puede desglosarse en elementos y sub-elementos, como un sistema lógico o matemático. Estos objetos están interconectados, son reutilizables y son utilizados por una comunidad de personas que están a su vez conectadas. Tres expertos en bibliotecas de objetos definen la noción de biblioteca de objetos de esta manera:

Una biblioteca BIM es la descripción oficial de cómo su organización diseña y construye un edificio digital.
“A BIM library is the official story of how your organization draft and builds digital building.” 

Rémy Maurcot – Jefe de Producto BIM en BIM&CO

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Una biblioteca BIM es un ecosistema de objetos, modelos, directrices, datos y procesos para satisfacer los requisitos de un proyecto o de una organización y construir un resultado bien pensado.
A BIM library is an ecosystem of objects, models, guidelines, data and processes, to satisfy requirements of a project or organization, and build deliberate outcome.” 

Eric Pruvost – Director del Plan de Transformación BIM en SYSTRA

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Una biblioteca BIM compartida asegura la coherencia de datos en cualquier objeto descargado. Esto es importante porque los datos coherentes nos permiten integrarlos en cualquier otro proceso o flujo de trabajo y asegurar una colaboración transparente. La fiabilidad del contenido gracias a una biblioteca compartida como Onfly nos ayuda a automatizar nuestros procesos y mejorar la productividad.
“A shared BIM library provides data consistency in any downloaded object. This is important as consistent data gives us the opportunity to integrate it into any other process or workflow and ensure seamless collaboration. Content reliability through Onfly helps to automate our processes and gain in productivity.” 

Melle SCHOORDIJK – BIM Director de ENGIE Services Nederland NV

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Una biblioteca compartida no es ni estándar de modelado ni una serie de carpetas con archivos de objetos o, al menos, no es solo eso. Una biblioteca compartida tiene como objetivo aportar un lenguaje común entre las diferentes profesiones y los equipos de uno o más proyectos. Centraliza y pone en perspectiva diferentes objetos de cada proyecto. También permite a los equipos ser más autónomos y eficientes en el diseño de sus modelos, a la vez que libera tiempo para centrarse en actividades de alto valor añadido.

Objetos de una biblioteca BIM compartida

Una biblioteca compartida es un sistema basado en contenido tangible, como un archivo 3D. Pero también se basa en elementos intangibles como los procesos. 

Esto es todo lo que puede incluir:

Elementos tangibles:

  • Clasificaciones recomendadas y obligatorias 
  • Propiedades recomendadas y obligatorias
  • Objetos gráficos compartidos entre los proyectistas
  • Lista de propiedades por tipo de objeto
  • Documentación de los objetos (por ejemplo, reglas de uso de los objetos)

Elementos intangibles:

  • Procesos y gestión
    • Solicitud de un nuevo objeto 
    • Actualización de un objeto existente 
    • Invitación de un usuario, etc.

Objetos BIM básicos y opcionales

De hecho, una biblioteca compartida rara vez es tan exhaustiva. Dependiendo de su cultura, sus y su madurez BIM, solo ciertos elementos son relevantes. Distinguimos 3 niveles de madurez (siendo el nivel más bajo de madurez el más extendido hoy en día):

  Nivel básico Nivel avanzado Nivel avanzado
Elementos tangibles Una biblioteca compartida se compone de:
  • Archivo objeto 3D
  • Datos de construcción geométrica
  • Etiqueta y clasificación
  • Archivo objeto 3D
  • Datos de construcción geométrica
  • Etiqueta y clasificación
  • Modelo de objetos* 
  • Propiedades geométricas
  • Objetos 3D
  • Etiqueta y clasificación
  • Modelo de objetos*
  • Conjunto de propiedades por disciplina y por fase
Presentación:
  • Accesible desde el software de origen
  • Ej.: plantilla
  • Accesible internamente para todos
  • Ej.: servidor
  • Accesible externamente para todos los colaboradores del proyecto
  • Ej.: plataforma SaaS
Elementos intangibles Hechos por:  1 o 2 miembros del equipo proyectistas Un equipo de modelización dedicado Todos los equipos de proyecto y socios 
Para servir a: Todos los equipos proyectistas Todos los equipos de proyecto y colaboradores  Todos los equipos de proyecto y colaboradores 

*Modelo de objeto = propiedades de exigencias transversales por tipo de producto

Se trata de una estructura de datos común que define las propiedades (características esenciales y no esenciales del producto, como la resistencia al fuego y el color) que describen cualquier tipo de producto de manera que resulte un objeto 3D fidedigno y utilizable.

Los niveles de madurez BIM descritos aquí se basan en el diagrama de BEW y Richards. En cuanto a los elementos intangibles, la organización es esencial, permite determinar las interacciones en torno a la herramienta y la valorización de las actividades realizadas en torno a los elementos tangibles:

¿Cómo se crea una biblioteca BIM compartida?

En BIM&CO, vemos la implementación de una biblioteca compartida como la creación de un nuevo modelo (y no como un proyecto con fecha de finalización). Como cualquier modelo, debe satisfacer las necesidades de un perfil determinado (propietario del proyecto, operadores, Facility Manager, etc.). También debe aportar valor a lo largo del tiempo.

Claves para empezar: definir el marco de la biblioteca compartida

El primer paso es establecer un informe de cómo trabajan los equipos. También es necesario identificar claramente los problemas que se pueden abordar. Una vez establecido este diagnóstico, será necesario definir y priorizar los objetivos, delimitar el alcance abordado y, por último, establecer y compartir los criterios de éxito de la biblioteca compartida.

Preguntas clave para definir el marco adecuadamente de la creación de una biblioteca compartida:

  • ¿Cuáles son las necesidades de los equipos de proyecto?
  • ¿Cuál es el alcance? ¿Cuántas maquetas o equipos debe dirigirse esta biblioteca?
  • ¿Qué vamos a poner en la biblioteca compartida?
  • ¿Para quién creamos la biblioteca compartida? ¿Cuántas personas van a trabajar con esta biblioteca? 
  • ¿Cuántos modelos existentes se verán afectadas por la biblioteca compartida?
  • ¿Qué tecnologías debemos utilizar?
  • ¿Qué tipo de clasificaciones y propiedades queremos tener en común entre los diferentes modelos, departamentos, fases del proyecto?

Paso a paso

Una vez definidos los objetivos, le aconsejamos que defina un primer alcance para su biblioteca compartida. Como con un modelo, limitar el alcance y los elementos tangibles a integrar le permitirá entregar e iterar rápidamente. De esta manera, se asegura un resultado rápido y correcciones fáciles. Con el tiempo, puede enriquecer este alcance teniendo siempre en cuenta los objetivos fijados y los criterios de éxito.

Por ejemplo, si gestiona diferentes modelos y los objetos existentes ya son muy numerosos, no es realista tratar de cubrir todo a corto plazo. 

Un requisito previo para definir el alcance de la biblioteca compartida (y convencer a la gente de la necesidad de tener una) puede ser realizando un inventario de lo existente. Se trata de enumerar los diferentes tipos de objetos (recurrentes) y conjuntos (fases, oficios, tipos de proyectos…) utilizados en el modelo. Cada miembro de los equipos puede contribuir aportando capturas de pantalla para catalogar lo existente de manera exhaustiva. El inventario permitirá a los equipos:

  • Visualizar las incoherencias, si las hubiera.
  • Identificar los elementos que se pueden reutilizar.
  • Priorizar lo que se desarrollará.

Establecer los principios de creación y la elección tecnológica

Los principios de creación son el primer paso, incluso antes de entrar en la fase de creación del conjunto de propiedades. Estos principios guiarán e inspirarán a proyectistas e ingenieros. Por ejemplo, si uno de sus principios básicos es asegurar el uso específico de las líneas de referencia en Revit, todos los objetos podrían contener una captura de pantalla del interior del RFA para facilitar la validación de la conformidad de la referencia BIM. Todos los objetos que no cumplan con este documento tendrán que ser mejorados antes de su publicación.

La cuestión de la elección tecnológica es clave al iniciar la biblioteca compartida. Pero no debe limitar la biblioteca compartida. Su biblioteca compartida debe ser tecnológicamente agnóstica, es decir, pensada independientemente de una tecnología y, al mismo tiempo, compatible con todas las tecnologías principales de su negocio. Esto permite crear una experiencia reconocible y apropiada para los diversos programas de software. En pocas palabras, es la biblioteca la que debe controlar la elección del espacio centralizado, y no al contrario. Por consiguiente, la consulta y la cooperación de un director técnico (CTO), así como de los referentes de negocio, es indispensable, mucho más allá de la primera fase de aplicación.

Establecer la organización humana alrededor de su biblioteca BIM compartida

Para facilitar la adhesión y mantener una biblioteca compartida, es necesario encontrar formas de trabajar de manera multidisciplinar y así romper los posibles silos organizativos (Modelado, Gestión BIM, Ingeniería, etc.). A menudo, esto requiere adaptar las formas de trabajo existentes o inventar otras nuevas.

¿Es necesario crear un equipo dedicado para la biblioteca compartida?

La organización establecida en torno a la biblioteca compartida es clave para su escalabilidad. 

Hay dos opciones de organización:

  • Modelo descentralizado o distribuido: varios miembros de los equipos de modelización dedican una pequeña parte de su tiempo a trabajar en el establecimiento y la alimentación de la biblioteca compartida. 
  • Modelo centralizado: la biblioteca compartida es responsabilidad de un equipo dedicado.

A menudo es posible probar una combinación de modelos. Autodesk, por ejemplo, ha dedicado un equipo central al sistema «Lighting» que se basa en colaboradores de toda la organización.

Independientemente del modelo de organización elegido, las profesiones que se implicarán desde el principio son las siguientes:

  1. Modeladores de objetos (referentes y perfiles especializados)
  2. Proyectistas experimentados
  3. Uno o más BIM Managers
  4. Otros usuarios de los sets
  5. Patrocinador que apoya la iniciativa

Los proyectistas involucrados en la construcción de la biblioteca compartida deben tener un nivel excelente en el modelado de objetos y la arquitectura de la información

Del mismo modo, los ingenieros no deben temer enfrentarse a los requisitos de datos de cada producto.

Tal vez sea conveniente nombrar a un responsable de la biblioteca compartida, el director de su creación y mantenimiento, que podrá evangelizar sobre el interés de la biblioteca dentro de la organización.

Más allá de la asignación de los recursos dedicados a la biblioteca de objetos, es esencial la puesta en marcha de una gobernanza clara para garantizar que el sistema se puede adaptar a los cambios. 

Por ejemplo, es necesario responder primero a algunas preguntas sobre cómo gestionar los cambios: ¿quién valida las modificaciones en el sistema? ¿Cómo se procesan las solicitudes de nuevos objetos? ¿Qué sucede cuando se detectan fallos o regresiones en la herramienta puesta en marcha?

¿Cómo podemos hacer que los equipos se involucren?

Más importante que su construcción, la clave del éxito de una biblioteca de objetos radica en la capacidad del equipo para alentar a las partes implicadas a utilizarla

Dependiendo del tamaño de la empresa, es difícil animar a la gente a adoptarla y solo se adoptará si se considera útil.

Para que la organización siga la dirección que el equipo ha establecido es necesario:

  • Tener una visión y establecer principios de experiencia fuertes y compartidos.
  • Conseguir que la dirección se comprometa a financiar, es decir, dedicar capacidad a la biblioteca en el tiempo.
  • Mostrar el valor de la biblioteca a través de un entorno de prueba para que los usuarios puedan probarla y familiarizarse con ella.
  • Recoger la opinión y las sugerencias de los usuarios internos como se haría para cualquier modelo. Obtener estos comentarios es una buena manera de entender mejor sus necesidades, identificar problemas potenciales y mejorar la biblioteca.
  • Evaluar la forma en que los usuarios internos utilizan la biblioteca mediante entrevistas, observaciones y cuestionarios periódicos.

Recomendaciones de comunicación

La comunicación también desempeña un papel fundamental en la adopción de la biblioteca. En particular, recomendamos lo siguiente:

  • Promover la biblioteca internamente mediante talleres, presentaciones y una plataforma SaaS dedicada.
  • Crear y compartir una nomenclatura de nombres para los objetos de la biblioteca compartida.
  • Utilizar herramientas de comunicación colaborativa (por ejemplo, un canal Slack dedicado) para compartir los cambios y mantener el compromiso de los usuarios y diseñadores de la biblioteca.
  • Organizar puntos formales entre el equipo y la biblioteca compartida, los usuarios y las partes interesadas para discutir lo que funciona o necesita mejoras. Esto ayudará a establecer prioridades y a crear una hoja de ruta para la biblioteca compartida, de modo que pueda responder mejor a las necesidades de la empresa.
  • Compartir ampliamente los éxitos de la biblioteca siendo objetivos, es decir, utilizando cifras y datos objetivos.

¿Cómo se mide el éxito de una biblioteca de objetos BIM?

El éxito de una biblioteca BIM compartida se puede medir tanto externamente (en relación con los usuarios finales del modelo) como internamente (en relación con los equipos).

KPIs de los usuarios finalesKPIs de la excelencia operativaKPIs de la excelencia operativa
Mejora de la calidad y la coherencia de la experiencia de usuario (por ejemplo:System Usability Scale)Adopción de la biblioteca compartida por los distintos interesados Aumento de la productividad de los equipos de desarrollo.
Reducción del número de advertencias, o de la ralentización de las maquetas.Satisfacción de los equipos con la biblioteca compartida (por ejemplo: Net promoter score NPS)Aumento del tiempo dedicado a tareas distintas de la modelización, en especial el estudio de viabilidad.

Independientemente de los KPIs elegidos, es necesario tomar medidas iniciales antes de la puesta en marcha de la biblioteca compartida para poder medir los progresos a partir de entonces.

Como habrá comprendido, más allá de un conjunto de archivos de objetos 3D de referencia, una biblioteca compartida adquiere una dimensión totalmente diferente si se integra más ampliamente otros tipos de contenido (propiedades, set y referencia, documentos, etc.). 

En su versión exhaustiva, se convierte entonces en una valiosa herramienta de comunicación interna que estandariza el lenguaje de su empresa. También debe tener en cuenta que, para obtener el máximo valor de su biblioteca de objetos, debe considerarla como un proyecto en sí mismo. Solo si se le asignan recursos, se comunican sus beneficios, se mide su impacto y se busca continuamente su mejora, se podrá asegurar su utilidad y su plena adopción por parte de sus equipos.

Siguiendo estos consejos, usted también debería poder construir una biblioteca BIM compartida coherente y capaz de mejorar con el tiempo.