Pourquoi créer une bibliothèque BIM partagée ?

Cet article s’adresse à tous ceux qui souhaitent créer une bibliothèque partagée d’objets BIM dans leur entreprise. La bibliothèque d’objets partagée est-elle indispensable ? Chez BIM&CO, nous en avons la certitude. Si beaucoup de choses ont été écrites sur ses bénéfices (nous y reviendrons), de nombreuses organisations rencontrent des problèmes dans sa mise en place.

Heureusement, ces problèmes sont communs et facilement résolvables. C’est pourquoi, dans cet article, nous souhaitons faire une mise au point sur la bonne façon de mobiliser les équipes autour de ce projet en interne, et de le mettre en place en évitant les écueils.

Comment créer une bibliothèque BIM en 10 étapes ?

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À quoi sert une bibliothèque d’objets BIM partagée ?

Si elle n’est pas un remède miracle, une bibliothèque BIM partagée peut être particulièrement utile si vous avez :

  • Des équipes composées de différents métiers qui collaborent peu ou ne sont pas localisées au même endroit.
  • Une création permanente sur la base d’éléments déjà existants 
  • Un développement d’un référentiel de données.
  • Une expérience utilisateur qui perd en cohérence.
  • Du temps perdu dans la recherche des dernières versions des objets à utiliser

Quels gains en espérer : 

  • Partage et collaboration : les membres de l’équipe BIM management, Conception maquette ou Etude métier créent un langage commun qui fluidifie considérablement les échanges. 
  • Efficacité : fini le gaspillage de ressources ! Désormais, les objets ne sont conçus et développés qu’une seule fois. La rapidité de production est augmentée, les coûts de conception et de développement sont réduits. Le temps de réalisation de la mission et le temps d’appropriation des partenaires est accéléré.
  • Optimisation du temps équipe : cela permet aux projeteurs et architectes mais aussi aux ingénieurs d’être là où ils peuvent avoir le plus de valeur ajoutée (conception de nouvelles maquettes, etc.) évitant de passer la majorité de leur temps à s’adapter aux exigences des autres métiers et de leurs contraintes logiciels et jeux de données.
  • Cohérence et qualité : l’utilisateur dispose d’une maquette projet dont l’expérience est sans coutures, grâce à des propriétés clairement définies, donc plus faciles à traiter et assimiler.

Qu’est-ce qu’une bibliothèque BIM partagée ?

Un peu d’histoire

L’idée de normer une bibliothèque n’est pas nouvelle. Dès 1992, Autocad devient le premier logiciel doté d’une codification de ce type avec la bibliothèque de symboles “AutoCAD Electrical”. 

On y retrouvait les symboles pouvant être utilisés pour différentes normes (IEC par exemple). On y trouve également comment les utiliser sur les bâtiments, l’industrie, l’aviation.

L’apparition de produits sous forme “numériques” a ajouté une nouvelle dimension technique au besoin d’un référentiel de modélisation unique. Les éléments visuels sont désormais, non plus uniquement dessinés, mais codés, ce qui implique en outre une fréquence de mise à jour des objets beaucoup plus grande.

La bibliothèque, un mix entre tangible et intangible

Depuis les années 2005, d’autres entreprises ont créé leurs propres bibliothèques d’objets dites BIM et, peu à peu, est apparue la notion de bibliothèque partagée. Cette notion de bibliothèque est étroitement liée à la notion de système de classification, car il s’agit d’un ensemble structuré qui peut être décomposé en éléments et sous-éléments, tel un système logique ou mathématique. Ces objets sont interconnectés, réutilisables et adoptés par une communauté de personnes elles-mêmes connectées. Trois experts des bibliothèques d’objets définissent ainsi la notion de bibliothèque d’objets :

Une bibliothèque BIM est la description officielle de la façon dont votre organisation conçoit et construit un bâtiment numérique.
“A BIM library is the official story of how your organization draft and builds digital building.” 

Rémy Maurcot – BIM Product Manager chez BIM&CO

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Une bibliothèque BIM est un écosystème d’objets, de modèles, de lignes directrices, de données et de processus, pour satisfaire les exigences d’un projet ou d’une organisation, et construire un résultat réfléchi”.
A BIM library is an ecosystem of objects, models, guidelines, data and processes, to satisfy requirements of a project or organization, and build deliberate outcome.” 

Eric Pruvost – Directeur Plan Transformation BIM chez SYSTRA

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Une bibliothèque BIM partagée assure la cohérence des données dans tout objet téléchargé. C’est important car des données cohérentes nous donnent la possibilité de les intégrer dans tout autre processus ou flux de travail et d’assurer une collaboration transparente. La fiabilité du contenu grâce à une bibliothèque partagée comme Onfly nous aide à automatiser nos processus et à gagner en productivité.
“A shared BIM library provides data consistency in any downloaded object. This is important as consistent data gives us the opportunity to integrate it into any other process or workflow and ensure seamless collaboration. Content reliability through Onfly helps to automate our processes and gain in productivity.” 

Melle SCHOORDIJK – BIM Director chez ENGIE Services Nederland NV

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Une bibliothèque partagée n’est ni une charte de modélisation, ni une série de dossiers contenant des fichiers d’objets – ou en tout cas, pas seulement. Une bibliothèque partagée a pour ambition de porter un langage commun entre les différents métiers et équipes d’un ou plusieurs projets. Elle centralise et met en perspective différents objets de chaque projet. Elle permet également aux équipes d’être plus autonomes et plus efficaces dans la conception de leur maquette, tout en libérant du temps pour se focaliser sur des activités à forte valeur ajoutée.

Les objets d’une bibliothèque BIM partagée

Une bibliothèque partagée est un système reposant sur du contenu tangible, tels que le fichier 3D. Mais il s’appuie aussi sur des éléments intangibles tels que les processus. 

Voici tout ce qu’elle peut comprendre :

Éléments tangibles :

  • Classifications recommandées et obligatoires 
  • Propriétés recommandées et obligatoires
  • Objets graphiques partagés entre les projeteurs
  • Liste des propriétés par typologie d’objets (partagées entre les ingénieurs)
  • Documentation des objets (règles d’utilisation des objets par exemple)

Éléments intangibles :

  • Processus & gouvernance
    • demande d’un nouvel objet, 
    • mise à jour d’un objet existant, 
    • invitation d’un utilisateur, etc.

Les objets BIM de base et les optionnels

Dans les faits, une bibliothèque partagée est rarement aussi exhaustive. En fonction de votre culture, de vos projets de maquettes et de votre maturité en BIM, seuls certains éléments sont pertinents. Nous distinguons 3 niveaux de maturité (le niveau de maturité le plus bas étant aujourd’hui le plus répandu) :

  Niveau de base Niveau avancé Niveau expert
Éléments tangibles Une bibliothèque partagée est composée de :
  • Fichier objet 3D
  • Données de construction géométrique
  • Tag et classification
  • Fichier objet 3D
  • Données de construction géométrique
  • Tag et classification
  • Modèle d’objets* 
  • Propriétés géométriques
  • Objets 3D
  • Tag et classification
  • Modèle d’objets*
  • Set de propriétés métiers et par phase
Présentés sous forme de :
  • Accessible depuis le logiciel source
  • Ex : Gabarit
  • Accessible en interne par tous
  • Ex : Serveur
  • Accessible en externe pour tous partenaires projets
  • Ex : plateforme SaaS
Éléments intangibles Faits par :  1 ou 2 membres de l’équipe projeteurs Une équipe de modélisation dédiée L’ensemble des équipes projet et partenaires 
Pour servir : L’ensemble des équipes projeteurs L’ensemble des équipes projet et partenaires  L’ensemble des équipes projet et partenaires 

*Modèle d’objets = propriétés d’exigences transversales par typologie de produit

C’est une structure de données commune définissant les propriétés (caractéristiques essentielles et non essentielles du produit telles que la résistance au feu et la couleur) qui décrit tout type de produit d’une manière qui aboutit à un objet 3D crédible et utilisable.

Les niveaux de maturité en BIM décrits ici sont inspirés du diagramme de BEW et Richards. Sur les éléments intangibles, l’organisation est essentielle, elle permet de déterminer les interactions autour de l’outils et la valorisation des activités effectuées autour des éléments tangibles :

Comment mettre en place une bibliothèque BIM partagée ?

Chez BIM&CO, nous voyons la mise en place d’une bibliothèque partagée comme la création d’une nouvelle maquette (et non comme un projet avec une date de fin). Comme toute maquette, elle doit répondre aux besoins d’une cible donnée (maîtrise d’ouvrage, exploitants, facility manager, etc.). Il doit aussi apporter de la valeur dans la durée.

Les clés pour bien commencer : cadrer votre bibliothèque partagée

La première étape consiste à établir un état des lieux de la manière dont travaillent les équipes. Il faut aussi identifier clairement les problèmes qui peuvent être adressés. Une fois ce diagnostic établi, il faudra définir et prioriser les objectifs, délimiter le périmètre adressé et enfin, fixer et partager les critères de réussite de la bibliothèque partagée.

Principales questions à se poser pour bien cadrer la création d’une bibliothèque partagée :

  • Quels sont les besoins des équipes projets ? Quels éléments supports de leur part est demandé ?
  • Quel est le périmètre ? Combien de maquettes ou d’équipes cette bibliothèque doit-elle permettre d’aligner ?
  • Qu’allons-nous mettre dans la bibliothèque partagée ?
  • Pour qui créons-nous la bibliothèque partagée ? Combien de personnes vont travailler avec cette bibliothèque ? 
  • Combien de maquettes existantes seront impactées par la bibliothèque partagée?
  • Quelles technologies devons-nous utiliser ?
  • Quel type de classifications et de propriétés souhaitons-nous avoir en commun entre les différentes maquettes, métiers, phases de projet ?

Avancer pas à pas

Une fois les objectifs définis, nous vous conseillons de définir un premier périmètre adressé par votre bibliothèque partagée. À l’instar d’une maquette, limiter le périmètre et les éléments tangibles à intégrer vous permettra de livrer et d’itérer rapidement. Ainsi, vous assurez un résultat rapide et des corrections aisées. Vous enrichirez ce périmètre avec le temps, en gardant toujours en tête les objectifs fixés et les critères de succès.

Par exemple, si vous gérez différentes maquettes et que l’existant en termes d’objets est déjà très important. Il n’est pas réaliste de vouloir tout couvrir à court terme. 

Un prérequis pour définir le périmètre de la bibliothèque partagée (et convaincre de la nécessité d’en avoir une) peut être de faire l’inventaire de l’existant. Il s’agit de lister les différents types d’objets (récurrents) et sets (phases, métiers, types de projet) utilisés dans la maquette. Chaque membre des équipes (les projeteurs, mais aussi les ingénieurs métiers, par exemple) peut contribuer en apportant des captures d’écrans pour cataloguer l’existant de façon exhaustive. L’inventaire permettra aux équipes :

  • De visualiser les incohérences s’il y en a.
  • D’identifier les éléments qui peuvent être réutilisés.
  • De prioriser ce qui sera développé en premier.

Poser les principes de création et choix technologiques

Les principes de création sont la première pierre à poser, avant même d’entrer dans la phase de création de Set de propriétés. Ces principes vont guider, inspirer projeteurs et ingénieurs. Par exemple, si l’un de vos principes fondamentaux est de garantir une utilisation spécifique des lignes de référence dans Revit, tous les objets pourraient contenir une capture d’écran de l’intérieur du RFA pour faciliter la validation de conformité du référent BIM. Tous les objets qui ne respecteront pas ce document devront être améliorés avant publication.

La question du choix technologique est clef lors de l’initialisation de la bibliothèque partagée. Mais elle ne doit pas contraindre la bibliothèque partagée. Votre bibliothèque partagée doit être technologiquement agnostique, c’est-à-dire pensée indépendamment d’une technologie, tout en étant compatible avec l’ensemble des principales technologies de vos métiers. Cela permet de créer une expérience reconnaissable et adaptée aux divers logiciels. Pour faire simple, c’est à la bibliothèque de piloter le choix de l’espace centralisé et non l’inverse. Aussi, la consultation et la coopération d’un Directeur Technique (CTO) ainsi que des référents métiers est indispensable, et ce, bien au-delà de la première phase de mise en place.

Mettre en place l’organisation humaine autour de votre bibliothèque BIM partagée

Afin de faciliter l’adhésion et maintenir une bibliothèque partagée, il est nécessaire de trouver des moyens de travailler de façon pluridisciplinaire et ainsi casser de potentiels silos organisationnels (Modélisation, BIM Management, Ingénierie, etc.). Cela demande souvent d’adapter les façons de travailler existantes ou d’en inventer de nouvelles.

Faut-il constituer une équipe dédiée à la bibliothèque partagée ?

L’organisation établie autour de la bibliothèque partagée est clé pour son évolutivité. 

Deux options d’organisations sont alors envisageables :

  • Modèle décentralisé ou réparti : plusieurs membres des équipes de modélisation se voient alloués une petite partie de leur temps pour travailler sur la mise en place et l’alimentation de la bibliothèque partagée. 
  • Modèle centralisé : la bibliothèque partagée relève de la responsabilité d’une équipe dédiée.

Il est souvent possible de tester une combinaison de modèles. Autodesk, par exemple, a dédié une équipe centrale au système “Lighting” qui s’appuie sur des contributeurs répartis dans l’ensemble de l’organisation.

Quel que soit le modèle d’organisation choisi, les métiers à impliquer dès le départ sont les suivants :

  1. Les modeleurs d’objets (référents et profils spécialisés),
  2. Les projeteurs avertis,
  3. Un ou plusieurs BIM Managers,
  4. Les autres utilisateurs des sets, ingénieurs métiers
  5. Un sponsor soutenant l’initiative.

Les projeteurs impliqués dans la construction de la bibliothèque partagée doivent exceller en modélisation d’objets et architecture de l’information

De la même manière, les ingénieurs doivent avoir une forte appétence sur les besoins en données de chaque produit.

Il peut être pertinent de nommer un responsable de la bibliothèque partagée, le chef d’orchestre de sa création et de son maintien, qui saura évangéliser sur l’intérêt de la bibliothèque au sein de l’organisation.

Au-delà de l’allocation de ressources dédiées à la bibliothèque d’objets, la mise en place d’une gouvernance claire est indispensable afin de s’assurer que le système peut s’adapter aux changements. 

Ainsi, il faut commencer par répondre à certaines questions relatives à la façon de gérer les changements : qui valide les modifications apportées au système ? Comment traite-t-on les demandes de nouveaux objets ? Que se passe-t-il lorsque l’on détecte des bugs ou régressions sur l’outil mis en place ?

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Comment susciter l’engagement des équipes ?

Plus important que sa construction, la clé du succès d’une bibliothèque d’objets réside dans la capacité de l’équipe à encourager les parties prenantes à l’utiliser

Selon la taille de l’entreprise, il est difficile d’encourager les gens à en adopter une et elle ne sera adoptée que si elle est jugée utile.

Pour que l’organisation suive la direction que l’équipe a établie, il est nécessaire de :

  • Porter une vision et établir des principes d’expérience forts et partagés.
  • Obtenir l’adhésion des dirigeants pour financer i.e. dédier de la capacité à la bibliothèque dans la durée.
  • Montrer la valeur de la bibliothèque à travers un environnement de test afin que les utilisateurs puissent la tester et se l’approprier.
  • Recueillir l’avis et les suggestions des utilisateurs internes comme on le ferait pour n’importe quelle maquette. Obtenir ces retours demeure une bonne façon de mieux comprendre leurs besoins, déceler d’éventuels problèmes et améliorer la bibliothèque.
  • Évaluer comment les utilisateurs internes se servent de la bibliothèque par le biais d’interviews, d’observation et de questionnaires réguliers.

Recommandations de communication

La communication joue également un rôle clé dans l’adoption de la bibliothèque. Nous vous recommandons notamment de :

  • Promouvoir la bibliothèque en interne à travers des ateliers, des présentations et une plateforme SaaS dédiée.
  • Créer et partager une nomenclature de nommage des objets de la bibliothèque partagée.
  • Utiliser des outils de communication collaboratifs incluant les ingénieurs (ex. : un channel Slack dédié) pour partager les changements et maintenir l’engagement des utilisateurs et des concepteurs de la bibliothèque.
  • Organiser des points formels entre l’équipe et la bibliothèque partagée, les utilisateurs et les parties prenantes afin de discuter de ce qui fonctionne ou doit être amélioré. Cela permettra également d’établir des priorités et de créer un plan de route de la bibliothèque partagée afin que cette dernière réponde toujours mieux aux besoins de l’entreprise.
  • Partager largement les succès de la bibliothèque en étant factuels c’est à dire en utilisant des données chiffrées et factuelles.

Comment mesurer le succès d’une bibliothèque d’objets BIM ?

Le succès d’une bibliothèque BIM partagée peut se mesurer sous un prisme externe (en lien avec les utilisateurs finaux de la maquette) et interne (en lien avec les équipes).

KPI en lien avec les utilisateurs finauxKPI en lien avec l’excellence opérationnelleKPI en lien avec l’excellence opérationnelle
Amélioration de la qualité et la cohérence de l’expérience utilisateur (ex : System Usability Scale)Adoption de la bibliothèque partagée par les différentes parties prenantes (projeteurs, métiers ingé, etc.)Augmentation de la productivité des équipes de développement.
Réduire le nombre d’avertissements, ou de ralentissement des maquettes.Satisfaction des équipes vis-à-vis de la bibliothèque partagée (ex: Net promoter score NPS)Augmentation du temps consacré aux autres tâches que la modélisation et notamment de l’étude de faisabilité

Quels que soient les KPIs choisis, il est nécessaire de prendre des premières mesures avant la mise en place de la bibliothèque partagée pour pouvoir mesurer la progression par la suite.

Vous l’aurez compris, au-delà d’un ensemble des fichiers objets 3D de référence, une bibliothèque partagée prend une toute autre dimension si l’on intègre plus largement d’autres types de contenu (propriétés, set et référence, documents, etc). 

Dans sa version exhaustive, il devient alors un outil de communication interne précieux normant le langage de votre société. Gardez aussi en tête que pour tirer un maximum de valeur de votre bibliothèque d’objets, vous devez le considérer comme un projet à part entière. Ce n’est qu’en y allouant des ressources, en communiquant sur les bénéfices, en mesurant son impact et en cherchant continuellement à l’améliorer que vous vous assurerez de son utilité et de sa pleine adoption par vos équipes.

En suivant ces conseils, vous devriez vous aussi pouvoir mettre en place une bibliothèque BIM partagée cohérente et en capacité de s’améliorer avec le temps.

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