Un día entero sin una reunión o sin tener un compañero al teléfono. Hoy en día, esto puede parecer una apuesta descabellada. En realidad, es lo que necesitamos cada vez más desde que la mayoría de nosotros trabajamos desde casa. El teletrabajo aumenta el número de reuniones o interacciones al día. La productividad y la moral se resienten cuando nos interrumpen constantemente. Al final conseguimos solo frustración por no haber cumplido con nuestras tareas del día o por haber “perdido” tiempo para avanzar en el resto de los proyectos.
El trabajo a distancia fue agotador para los BIMers
En promedio, una persona que se dedica a una actividad creativa o de producción tarda 23 minutos en recuperar el mismo nivel de concentración que antes de la interrupción, explica Paul Graham, cofundador de Y Combinator. En nuestro caso, el retraso acumulado durante la jornada debido a la multiplicación de las reuniones tuvo como consecuencia la prolongación de la jornada laboral y el aumento del estrés ligado al hecho de estar saturado de trabajo. Todo el mundo quería recuperar este tiempo dedicado a las reuniones.
La segunda fuente de cansancio que los equipos compartieron con nosotros fue la sensación de estar constantemente observados. En un entorno clásico de reunión, rara vez se mira a los participantes durante toda la reunión. Tomas notas, miras a la persona que está a tu lado, te quedas mirando la planta del fondo de la sala. Cuando la cara de alguien está muy cerca de la nuestra en la vida real, nuestro cerebro lo interpreta como una situación intensa que nos llevará al acoplamiento o al conflicto. «Lo que ocurre, cuando utilizas Zoom durante muchas horas es que estás en este estado de hiperactividad» de continuo, según Jeremy Bailenson, profesor de comunicación y director fundador del Stanford Virtual Human Interaction Lab (VHIL).
¡Se acabaron las agendas de ministros! (¡o casi!)
Agendas llenas de reuniones internas y poco tiempo para producir y reflexionar. Para compensar la distancia entre compañeros y el hecho de que ya no nos cruzamos frente a la máquina de café, aumentamos el número de reuniones y llamadas. No sólo pasábamos mucho tiempo repitiendo la misma información a diferentes personas, sino que parte de la información estaba incompleta.
Surgieron tres puntos de fricción que tuvimos que resolver rápidamente y en los que seguimos trabajando: no documentábamos lo suficiente nuestros procesos, nuestras reuniones, nuestras decisiones… Intentábamos reproducir un modo de funcionamiento presencial, pero a distancia. No sabíamos cómo llevar a cabo las reuniones de manera eficiente.
Para Lise, nuestra DevOps, el hecho de tener demasiadas reuniones durante la semana le dejaba poco tiempo para avanzar en las tareas de fondo, ya que la solicitaban constantemente en las llamadas. Los miércoles «me dedico sobre todo a tareas de construcción: cosas nuevas o grandes mejoras, así como tareas que requieren mucha concentración, incluida la investigación«.
Para Baptiste, director de operaciones, el exceso de reuniones conduce a una «falta de concentración», lo que se traduce en una baja productividad y rendimiento. Al igual que Lise, cree que los miércoles sin reuniones permiten una mejor concentración: «podemos tratar los temas de fondo sin distracciones«. Permite ver las cosas con perspectiva en cuanto a nuestra oferta y la estrategia de la empresa.
¡No más reuniones los miércoles en BIM&CO!
Este día se ha convertido en una oportunidad para completar las tareas que han permanecido en la lista de «to do» durante demasiado tiempo y que no avanzaban por falta de tiempo. Disponer de un día entero a la semana, dedicado a la reflexión y al progreso de las «big rocks«, nos permite concentrar nuestros esfuerzos en los objetivos estratégicos y no sólo en la gestión de las emergencias.
También se trataba de reducir el tiempo dedicado a las reuniones y eliminar las que no tuvieran ningún impacto. Según Atlassian, reservar un tiempo exclusivo para las reuniones permite a 73% de las personas a concentrarse mejor durante este tiempo dedicado.
Lo que hemos hecho para ponerlo en marcha:
Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán si te apetece probarlo.
- Leímos mucho sobre el tema y tratamos de adaptar el concepto a la forma de pensar de nuestros equipos y a las particularidades de la empresa.
- Hemos comunicado a todo el equipo el objetivo de esta iniciativa, que es darles más tiempo para completar sus tareas. Nuestros managers impulsaron la iniciativa en sus equipos y cancelaron las reuniones internas que tenían lugar los miércoles.
- Cuando planifiques reuniones en otros días de la semana, intenta ser más eficiente. Escoge las reuniones que son realmente necesarias, invita sólo a las personas que harán avanzar la reunión e intenta no pasarte del tiempo marcado.
Todavía estamos haciendo pruebas, así que si quieres compartir algo con nosotros, ¡contactanos!