Hemos organizado nuestro primer evento de team building en línea. El año 2020 nos ha enseñado mucho pero, sobre todo, que tenemos que adaptarnos constantemente.
La semana Boost es una tradición en BIM&CO. Cada año, el equipo se reúne para lograr una mayor cohesión. Es una semana con un formato entre el kick-off y el hackathon pero, sobre todo, que permite cargar pilas para el año que empieza.
Estos son los pasos que hemos seguido y lo que hemos aprendido para conseguir un evento online de éxito.
#1 Mira lo que pasa a tu alrededor
Hemos tenido la suerte de contar con los consejos de Harper Casimiro. Nos envió un artículo que había publicado sobre el tema y dedicó una hora a compartir con nosotros su experiencia. Había organizado un evento similar en el tercer trimestre de 2020. Gracias de nuevo por tus valiosos consejos, Harper. Creemos que el intercambio de conocimientos dentro de la industria tecnológica y los puentes que podemos crear en nuestro ecosistema son un recurso inestimable.
#2 Define las expectativas con los directivos
Los temas del hackathon no se eligieron al azar. El objetivo de este ejercicio era ayudarnos a lanzar y acelerar proyectos emblemáticos para el primer y segundo trimestre. Las distintas actividades propuestas han permitido diversificar la manera de comprometernos.
#3 Planifica, planifica, planifica
Parece lógico pero, en el contexto del team building a distancia, lo es aún más. El éxito depende de lo que ocurra antes del evento.
- Para cada bloque del evento, empieza preguntándote qué aportará esa actividad al equipo, o a cada colaborador. Si no es significativo, elimínala.
- Diseña cuidadosamente el flujo del team building, el ritmo, el tiempo de reflexión, el tiempo para compartir, el descanso, el tiempo de aprendizaje, el tiempo de diversión.
- Limita el tamaño de los grupos de reflexión a 4 o 5 personas. Los debates se harán por videollamada y, si el grupo es muy numeroso, no podrán participar todos.
- Comparte por adelantado las herramientas que se utilizarán durante el evento.
- Asegúrate de que todo el mundo sepa cómo utilizar estas herramientas, aunque sea enviando tutoriales.
#4 Establece reglas básicas claras para garantizar que los intercambios sean fluidos e inclusivos
Nuestras reglas para el hackhaton :
- I-deas: proporciona solo ideas, no es necesario detallar/justificar de dónde viene la idea.
- D-esarrolla las ideas, escucha las ideas de los demás y básate en ellas.
- ¡E-xpresa todas las ideas! No hay ideas buenas ni malas, ¡así que compártelas sin censura!
- A-lcanza 100 ideas. ¡Concéntrate en la cantidad! Después seleccionarás las ideas que te parezcan más relevantes.
- ¡L-ibérate! Todas las ideas son bienvenidas, ¡incluso las más locas!
#5 Crea una experiencia
- Hemos enviado 2 paquetes sorpresa antes del evento, que hemos abierto todos juntos justo después del discurso de nuestro director ejecutivo sobre los aprendizajes de 2020 y las ambiciones para 2021. Los paquetes nos han permitido vivir un momento de convivencia, incluso a distancia. Gracias a Les Fous de Terroirs por estas bonitas cestas con productos regionales y gracias a Panopli por los bonitos jerséis con nuestro logotipo.
- Hemos organizado una sesión de speed dating para conocer a los nuevos y volver a ver a los conocidos. Esta actividad ha tenido mucho éxito y se repetirá en el primer trimestre para mantenernos más conectados.
- Hemos preparado un aperitivo a distancia, pero también un escape game en equipos de 5 personas organizado con la ayuda de Banana Events. Esta actividad ha creado un momento bastante divertido de cohesión y competición.
#6 Haz pausas
Un evento online es mucho más cansado que un evento presencial. Los empleados están sentados frente a una pantalla todo el día, las pausas permiten estirarse, tomar un café y atender las urgencias de los clientes o lo que ocurre en casa.
#7 Aprovecha la oportunidad para realinearte con tu cultura, en este contexto en el que todo el mundo trabaja desde casa
Hemos adaptado el Emotional Culture Workshop de Riders & Elephants. Queríamos hablar de las emociones que necesitábamos sentir para tener éxito como equipo, pero también de las emociones menos positivas que sentimos y por las que queremos ser empáticos.
Por último, hemos identificado las reacciones que no vamos a tolerar y sobre las que hay que ofrecer un feedback. Habíamos planificado una hora y media en dos veces para estas sesiones, con una parte de acción concreta para poder mantener nuestra cultura durante este período particular y esta nueva aceleración por nuestra parte.
#8 Inspira a tus equipos
Invitamos a Alexia LABEZIN, responsable de proyectos de Rexel, y a Romain LIBEAU, director de operaciones de Swile.
Alexia LABEZIN compartió con nosotros la experiencia de la transición digital de Rexel, un grupo de más de 27.000 personas. En la era digital y del teletrabajo, Alexia destacó que cualquier empresa es realmente capaz de gestionar esta transformación. Aunque la organización, el respeto por la ejecución del plan, el rigor y la perseverancia son en teoría las claves de cada éxito, es sobre todo el lugar del ser humano en el corazón del proyecto lo que marca la diferencia. Dar a los empleados el derecho a equivocarse para para corregir el tiro, , demostrar flexibilidad y adaptabilidad dentro de los equipos, tratar la mezcla y la diversidad de una empresa son criterios y activos que deben explotarse en una transición digital.
Romain LIBEAU compartió con nosotros su experiencia de hipercrecimiento en start-up, con el ejemplo de la empresa Swile, que pasó de 2 a 300 empleados en poco más de 3 años. También para Romain, la diversidad es una de las claves del éxito de una empresa: para Swile es importante permitir que cada uno encuentre su lugar y se apoye constantemente en sus puntos fuertes y las ventajas de sus empleados. Sin embargo, los valores y la cultura corporativos siguen siendo cruciales para esta startup en constante desarrollo: la integración de empleados que comparten los mismos valores corporativos crea una base sólida y virtuosa sobre la que construir y crecer. Romain ha podido citar la ejemplaridad de los directivos, así como el derecho a equivocarse, entre los valores fuertes de Swile.
Estas dos intervenciones demostraron que las personas están en el centro del desarrollo de la empresa, y que un equipo fuerte permite avanzar más.
Lo pasamos muy bien y quedamos satisfechos con los resultados de nuestra encuesta posterior al evento. El 88 % de los Bimers se siente más conectado después del evento y el 79 % piensa que han hecho nuevas amistades. A pesar de estos buenos resultados, esto es lo que haríamos de forma diferente si tuviéramos la ocasión de repetir:
- Simplificar al máximo los retos del equipo y las explicaciones para la parte de ideación. La animación en línea es mucho más difícil y, aunque compartimos las instrucciones por adelantado y nos tomamos tiempo para pasar de un grupo a otro, las instrucciones eran demasiado complejas para la animación en línea.
- En las próximas semanas «boost», reajustaremos el tiempo dedicado a cada taller, o reduciremos su número. El ambicioso programa no siempre ha permitido dedicar suficiente tiempo a determinadas actividades, según algunos Bimers.
A pesar del reto que suponía organizar un evento en línea dadas las circunstancias sanitarias, hemos sido capaces de convertir estas dificultades en oportunidades. Todos los Bimers estuvieron presentes en este evento, y participaron en las actividades proponiendo acciones concretas y viables para optimizar el desarrollo de BIM&CO.
Ya estamos deseando organizar los días boost del año que viene, que esperamos que puedan celebrarse de forma presencial.